Digitalizacija javne uprave i poslovanja u Hrvatskoj dosegnula je novu razinu obveznom implementacijom elektroničkog računa (eRačuna) u svim transakcijama između poduzetnika (B2B) i između poduzetnika i javnog sektora (B2G). Ova tranzicija, vođena EU direktivama i nacionalnom regulativom, zahtijeva značajnu prilagodbu poslovnih procesa.
Što je eRačun i Koje Propise Trebamo Poštivati?
eRačun u Hrvatskoj nije samo PDF dokument poslan e-poštom. On predstavlja strukturirani elektronički dokument, kreiran, poslan, primljen i pohranjen u strojno čitljivom formatu, najčešće u standardiziranom formatu XML-a, usklađenom s europskim normama.
Ključni Zakonski Okvir
Temelj za obvezu izdavanja eRačuna u Hrvatskoj je:
- Zakona o elektroničkom poslovanju u javnoj nabavi i srodni pravilnici.
- Pravilnik o izdavanju računa u elektroničkom obliku, koji regulira tehničke zahtjeve i procese.
- Usklađenost s EN 16931: Europska norma koja definira sintaksu i semantiku eRačuna kako bi bio interoperabilan u cijeloj Europskoj uniji.
Ključna obveza je da se eRačun mora poslati preko Fina e-Pisarne (ili drugog ovlaštenog posrednika) u propisanom formatu (najčešće HR-en 16931). Tek nakon uspješne predaje, on postaje služben, te se tek tada smatra da je račun izdan i zaprimljen.
Najnovije Novosti i Potpuna Implementacija (B2B Obveza)
Dosadašnja obveza izdavanja eRačuna primarno se odnosila na poslovanje s državnim i javnim tijelima (B2G). Međutim, najveća novost koja stupa na snagu je obveza primjene eRačuna u svim B2B (Business-to-Business) transakcijama između svih PDV obveznika u Hrvatskoj, s planiranim potpunim prijelazom koji je vezan uz zakonske rokove i implementaciju novih sustava.
Bitne Promjene u Procesu:
- Obvezan Središnji Posrednik: Svi eRačuni moraju proći kroz Fina e-Pisarne (ili drugog ovlaštenog aktera) kako bi se osigurala dostava, validacija i arhiviranje. Nije dovoljno samo poslati XML putem vlastitog mail servera.
- Povezivost i Interoperabilnost: Cilj je da se eRačunom automatski popune i knjiže stavke u računovodstvenim sustavima primatelja, smanjujući potrebu za ručnim unosom i greškama.
- Stroža Pravila o Formatima: Mora se koristiti validni XML format, što znači da softver za izdavanje mora biti ažuriran da generira ispravnu strukturu podataka.
Kako se Prilagoditi Implementaciji eRačuna?
Prilagodba na eRačun zahtijeva analizu postojećih računovodstvenih i ERP (Enterprise Resource Planning) sustava te uspostavu komunikacijskog kanala s Finom ili posrednicima.
Koraci za Prilagodbu:
- Ažuriranje ili Promjena Softvera: Osigurajte da vaš trenutni računovodstveni ili ERP program (npr. Minimax, Pangreo, Sage ili slični) podržava automatsko generiranje eRačuna u propisanom XML formatu. Stariji ili jednostavniji programi možda će zahtijevati nadogradnju ili zamjenu.
- Ugovor s Posrednikom: Registracija u sustav Fina e-Pisarne ili sklapanje ugovora s certificiranim pružateljem usluga slanja eRačuna (npr. specijalizirani softver koji se povezuje s Finom).
- Definiranje Poslovnog Proces: Postavite jasnu internu proceduru. Kada se faktura izda u sustavu, automatski se šalje u e-Pisarnu, gdje se čeka povratna informacija o uspješnoj dostavi (Status Primitka).
- Arhiviranje: Zakon propisuje obvezu čuvanja eRačuna u digitalnom obliku, zaštićenih od neovlaštenih izmjena (za što se brine sustav e-Pisarne ili certificirani dugoročni arhivari).
Porezni Aspekt i Računovodstveni Uvjeti
Izdavanjem eRačuna ispunjavaju se svi uvjeti koje propisuje Zakon o PDV-u i Zakon o računovodstvu. Iako je format strogo definiran, mora se voditi računa i o podacima koje račun mora sadržavati, bez obzira na format:
- Podaci o Izdavatelju i Primatelju: Obavezni podaci o OIB-u/MB-u, adresi, te identificiranje je li primatelj javni ili privatni sektor.
- Jedinstvena Označavanje: Svaki eRačun mora imati jedinstveni identifikator (serijski broj) radi lakše provjere u sustavu.
- Stvarna Dostava: Zakon definira trenutak dostave eRačuna kao trenutak kada je on uspješno zaprimljen u sustav primatelja (npr. u njegovu e-Pisanu), a ne trenutak kada je poslan. Ovo je ključno za obračun PDV-a i rokove plaćanja.
Zaključak
Implementacija eRačuna u B2B prometu u Hrvatskoj predstavlja neizbježan korak prema modernizaciji gospodarstva, povećanju transparentnosti i suzbijanju poreznih utaja. Iako početna prilagodba softvera i procedura zahtijeva investiciju vremena i resursa, dugoročna korist leži u automatizaciji računovodstvenih procesa, eliminaciji papirnog arhiviranja te bržem i sigurnijem protoku financijskih dokumenata. Poštivanje formata propisanog EN 16931 norme i korištenje ovlaštenih kanala za dostavu su temeljni preduvjeti za usklađenost s hrvatskim propisima.
